Sjekklister

Tillegg 1 Sjekklister

Sjekklister kan være et nyttig hjelpemiddel til å forberede medarbeider- samtaler. En dagsorden viser hva vi skal gå igjennom i løpet av medarbeidersamtalen og er derfor i seg selv en form for sjekkliste for hva vi bør forberede oss på. Vi kan også ha mere omfattende sjekklister. Vi bør være forsiktige med å følge sjekklistene for slavisk, dette gjelder spesielt i samtalen, da det lett kan bli kunstig.

T1.1 Dagsordenen

Du bør selvsagt forberede deg til den dagsordenen dere skal følge i medarbeidersamtalen. Dagsordener er gjenomgått i kapittel 3.

Vi har vist noen eksempler på dagsordener. Også de du ikke skal bruke, kan være nyttige som en sjekkliste for å forberede møtet.

Den enkleste dagsorden

1. Hva skal vi snakke om?

2. Vi snakker om det vi fant ut

3. Hva gjør vi videre?

Hvis det ikke er første gangen vi har en medarbeidersamtale, kan denne dagsordenen utvides slik:

1. Hva snakket vi om sist? Og hva er skjedd siden da?

2. Hva skal vi snakke om nå?

3. Vi snakker om dette

4. Hva gjør vi videre?

Hva er bra, mindre bra og dårlig? – Og gjør dette bedre

1. Hva er bra?

2. Hvordan kan vi holde det som er bra ved like og/eller gjøre det enda bedre?

3. Hva er mindre bra eller dårlig?

4. Hvordan kan vi gjøre det som er mindre bra eller dårlig, bedre?

En generell dagsorden for de fleste medarbeidersamtaler

En generell dagsorden som kan brukes til de fleste typer medarbeidersamtaler, er denne:

1. Rammer for samtalen

2. Hva skal vi snakke om?

3. Det medarbeideren ønsker å ta opp

4. Det lederen ønsker å ta opp

5. Andre ting

6. Planer framover

En spesialtilpasset dagsorden

Et eksempel på en slik dagsorden er:

1. Rammer for samtalen

2. Medarbeiderens faglige situasjon og ønsker

3. Medarbeiderens arbeidsforhold og ønsker

4. Samarbeidet mellom leder og medarbeider

5. Fra ledelsen til medarbeiderne

6. Fra medarbeiderne til ledelsen

7. Andre ting

8. Planer framover

En dagsorden kan også spesifiseres ved hjelp av sjekklister. Vi kan for eksempel bruke spørsmålslisten om hva som er bra osv. til å finne fram til hva vi vil ha med på dagsordenen i punktene 2, 3, 4, 5, 6 og 7.

T1.2 Sjekklister

Sjekklistene under er ordnet slik at de skal være lette å bruke med den spesialtilpassede dagsordenen i kapittel 3.5. Spørsmålene er satt opp slik at de passer til punktene i dagsordenen. Noen spørsmål kan komme opp på flere punkter. Velg selv hvor du vil ta opp hva. Føl deg ikke for bundet av sjekklistene.

Sjekklistene kan være nyttige også hvis du bruker andre dagsordener. De to som skal snakke sammen kan sammen eller hver for seg, finne ut hvilke punkter de vil ta opp i samtalen. Dette kan gjøres på forhånd slik at begge får forberedt seg.

Rammene for samtalen

1. Hva skal vi snakke om?

2. Hvilken rekkefølge skal vi snakke om det i?

3. Hvordan skal vi snakke om det?

Hvis det ikke er første gangen vi har en medarbeidersamtale, kan vi også spørre:

4. Hva snakket vi om sist?

5. Og hva er skjedd siden da?

Medarbeiderens faglige situasjon og ønsker

1. Hvilke arbeidsoppgaver og ansvarsområder har jeg? Hvilke er de viktigste? De tre viktigste?

2. Er mitt arbeidsområde og ansvarsområde klart for meg? Er det noe som trenger bedre avklaring?

3. Passer denne jobben til mine ønsker, interesser og kvalifikasjoner? Ønsker jeg heller en annen jobb i denne organisasjonen?

4. Er det samsvar mellom de krav som stilles til meg og de muligheter jeg har til å oppfylle dem?

5. Har jeg passe mye ansvar? Har jeg makt og myndighet til å oppfylle ansvaret?

6. Hva ønsker jeg å beholde slik det er og hva ønsker jeg å gjøre noe med?

7. Hva kan jeg gjøre for å beholde det jeg ønsker å beholde og forandre det jeg ønsker å forandre? Hva kan min leder gjøre for å hjelpe meg med dette?

8. Hvilke utdannings- og utviklingsbehov har jeg for å bedre kunne utføre mitt arbeid? Hvilke behov ser jeg for framtida?

9. Hvilke faglige behov har vår organisasjon i dag og i framtida?

10. Hva bør gjøres for å møte mine og vår organisasjons behov?

Medarbeiderens arbeidsforhold og ønsker

1. Hvordan er de fysiske arbeidsforholdene som varme, luftkvalitet, støy osv?

2. Hvordan er forholdene lagt til rette for at jeg kan utføre mine arbeidsoppgaver og ivareta mitt ansvarsområde?

3. Hvordan er forholdet til mine ledere?

4. Hvordan er forholdet til de jeg arbeider sammen med?

5. Hvordan er forholdet til resten av organisasjonen?

6. Får jeg den informasjonen jeg trenger og ønsker?

7. Får jeg gitt den informasjonen jeg vil?

8. Blir jeg hørt på der jeg synes jeg burde bli det?

9. Har jeg ressurser, kunnskaper eller interesser som ikke brukes av organisasjonen i dag og som jeg ønsker skulle brukes bedre?

10. Er det andre ting ved arbeidssituasjonen jeg ønsker å ta opp?

11. For punkt 1 til 10: Hva ønsker jeg skal være som det er og hva ønsker jeg skal endres?

12. Hva skal til for å endre dette?

13. Hva kan jeg selv gjøre?

14. Hva bør min leder gjøre?

15. Hva bør vår organisasjon gjøre?

Samarbeidet mellom leder og medarbeider

Medarbeideren forbereder seg på følgende spørsmål:

1. Hva er mine viktigste arbeidsoppgaver? (Kan spesifiseres til for eksempel tre viktigste eller fem viktigste arbeidsoppgaver).

2. Hva kan lederen gjøre for å hjelpe meg til å utføre disse oppgavene best mulig?

3. Hva er lederens viktigste arbeidsoppgaver som leder i forhold til meg? (Også dette kan eventuelt spesifiseres til tre eller fem viktigste el.l.)

4. Hva kan jeg gjøre for å hjelpe min leder til å gjøre en bedre jobb som leder?

Lederen forbereder seg da på:

1. Hva er denne medarbeiderens viktigste arbeidsoppgaver?

2. Hva kan jeg som leder gjøre for å hjelpe ham til å gjøre en god jobb med disse arbeidsoppgavene?

3. Hva er mine viktigste arbeidsoppgaver som leder overfor denne medarbeideren?

4. Hva kan denne medarbeideren gjøre for å hjelpe meg til å gjøre en bedre jobb som leder?

Fra ledelsen til medarbeideren

Følgende stikkord kan være en hjelp til hva ledelsen kan ønske å gi av informasjon til medarbeiderne:

1. Hva fra vår organisasjons mål, visjoner, strategi, virksomhetsplaner osv. er det viktig at medarbeiderne har bedre kjennskap til og forståelse av?

2. Hva ønsker vår organisasjon å være for medarbeiderne?

3. Hva vil jeg som leder fortelle om mine mål for vår organisasjon og meg selv?

4. Hva ønsker jeg at medarbeiderne skal vite om hvordan jeg ser på og opplever min jobb som leder?

Fra medarbeideren til ledelsen

1. Hvilke mål mener jeg at vår organisasjon har? Og hvilke bør vår organisasjon ha? Hvis det er aktuelt: Hvilke mål har min avdeling /gruppe osv?

2. Hva mener jeg er bra i vår organisasjon? Hva kan vi gjøre for å beholde dette og utvikle det videre?

3. Hva mener jeg er mindre bra eller dårlig i vår organisasjon? Og hva bør vi gjøre med det?

4. Hva kan jeg gjøre for bidra til punkt 1, 2 og 3?

5. Er det andre ting jeg ønsker å bidra mer til i dag eller seinere?

6. Hva kan ledelsen og vår organisasjon som organisasjon gjøre for å hjelpe meg til å fortsette å gjøre en god jobb? Eller gjøre en enda bedre jobb?

7. Hva kan og vil jeg gjøre for vår organisasjon og ledelsen?

Andre ting

Er det andre ting som angår meg, min arbeidssituasjon eller vår organisasjon som jeg ønsker å ta opp i medarbeidersamtalen?

Planer framover

Utfra det som er tatt opp i medarbeidersamtalen:

– Hva skal jeg gjøre framover?

– Hvordan skal det gjøres?

– Når skal det gjøres?

– Hvordan skal det følges opp?

Advertisements