Oppfølging

6 Oppfølging

6.1 Oppfølging kan øke utbyttet

En medarbeidersamtale kan gi stort utbytte selv om vi ikke aktivt følger den opp. Bare det å ta opp og snakke sammen om ting som har med arbeidet, arbeidsforholdene og samarbeidet å gjøre, kan være nyttig. Det er det også å få vite litt mere om den andres tanker og meninger.

Medarbeidersamtalen vil av seg selv føre til visse resultater etterpå. Vi kan imidlertid få enda mere ut av det, hvis vi aktivt følger opp det som kom ut av samtalen.

I mange tilfeller er nettopp konklusjonen på samtalen å gjøre noe etterpå. Ofte er det slik at det er oppfølgingen og ikke samtalen i seg selv som er det viktigste. Samtalen var da et nødvendig hjelpemiddel for å finne ut hva vi skulle gjøre.

Begge deltakerne i medarbeidersamtalen har ansvaret for å følge opp.

6.2 Gjennomfør planene

Den viktigste oppfølgingen av medarbeidersamtalene er å gjennomføre det vi bestemte å gjøre.

Virkeligheten blir ofte noe annet enn det vi planlegger. Det hender at alt går slik som planlagt, men det hender også at vi får til mindre enn det vi planla og noen ganger mere. Mange planer må derfor revideres underveis. Det var vi selv som la planene, og vi kan også selv endre dem.

Mange planer krever oppfølging i form av kontakt mellom lederen og medarbeideren etter medarbeidersamtalen. En form for oppfølging kan være å ha korte møter, eventuelt bare å veksle noen ord.

Det kan også være behov for ekstra medarbeidersamtaler mellom de regulære. Disse trenger ikke å vare så lenge som de vanlige medarbeidersamtalene, ofte kan det være nok med noen minutter.

Oppfølgingen etter medarbeidersamtalen og gjennomføringen av de planene som ble lagt der, har i hovedsak med organisering og utføring av de oppgavene vi har som arbeidstaker. Det meste av oppfølgingen vil derfor falle naturlig inn under disse.

6.3 Medarbeidermøter

Enkelte ting av det som kommer opp i medarbeidersamtalene, angår ikke bare de to som snakker sammen, men også andre. Det gjelder både faglige spørsmål og samarbeidsforhold.

Det kan være fornuftig å følge opp medarbeidersamtalene med medarbeidermøter der alle de involverte deltar. Hvis en hensikt med medarbeidersamtalene er å klargjøre faglige utviklingsbehov, kan det være naturlig å følge opp med et medarbeidermøte der alle i avdelingen/ gruppa fortsetter å diskutere dette. Hvis medarbeidersamtalene er et hjelpemiddel i organisasjonsutvikling, kan disse følges opp med andre møter med flere deltakere.

6.4 Ledelsen bør følge opp

Den lederen som gjennomfører medarbeidersamtalen vil følge opp det som kom ut av samtalen og som han har ansvar for.

Hvis medarbeidersamtalene brukes som et hjelpemiddel til å bringe informasjon opp og ned i organisasjonen, er en oppfølging nødvendig. Dette kan gjøres ved at den lederen som gjennomførte samtalen gir informasjoner videre oppover direkte til sin overordnede eller ved at det avholdes møter mellom ledere som har avholdt medarbeidersamtaler.

Det som har foregått i den enkelte samtale er noe som først og fremst angår de to som hadde samtalen. Men visse informasjoner fra samtalene kan være ment nettopp for at de skal tas opp i fora utenfor medarbeidersamtalen.

Dette må være klarlagt mellom de to som har samtalen og vanligvis burde ikke det være noe problem. I slike tilfeller er det jo nettopp en forutsetning at det vi snakker om skal gå videre.

Hvis ledelsen bruker medarbeidersamtaler som et verktøy på denne måten, er det nødvendig at de følger opp på bakgrunn av det som kommer fram fra medarbeidersamtalene. De bør gi tilbakemeldinger slik at medarbeiderne vet at deres bidrag blir tatt imot og brukt av ledelsen.

6.5 Evaluering av medarbeidersamtalene

De to som gjennomgår medarbeidersamtalene bør selv evaluere samtalen og finne ut hva de mener om den, slik som forklart i kapittel 5.6. En slik evaluering kan også gjøres på slutten av samtalen.

Ledere som gjennomfører medarbeidersamtaler med sine underordnede, bør fortløpende evaluere samtalene og sin innsats i disse. Etter at alle samtalene er gjennomført, bør han foreta en grundigere evaluering. Vi kan da stille spørsmål som:

– Bruker vi riktig type samtale?

– Fungerer dagsordenen godt?

– Hvordan fungerte forberedelsene? Burde de vært gjort på en annen måte?

– Hvordan forløp samtalene? Var det en åpen og trygg atmosfære? Fikk vi det ut av samtalene som vi ventet eller ønsket?

– Hvordan har oppfølgingen fungert?

– Osv. osv.

Medarbeidersamtaler er en kontinuerlig prosess. For at de skal fungere på en best mulig måte, må vi hele tiden være innstilt på å foreta endringer. Selv om vi har gjort et godt valg av samtaletype, dagsorden osv., kan forholdene endre seg slik at vi i neste samtale bør gjøre andre valg.

Organisasjonen som helhet bør jevnlig evaluere hvordan medarbeidersamtalene virker. Tilsvarende spørsmål kan stilles i denne sammenheng. Det er viktig å vurdere i hvilken grad medarbeidersamtalene fungerer som det hjelpemiddel de var ment å være.

Organisasjonens behov kan også endre seg og med det behovet for medarbeidersamtalene. Hvis medarbeidersamtalene i hovedsak fungerer på en god måte, kan vi gå et skritt videre og bruke dem enda mere aktivt for å nå organisasjonens mål og gjennomføre dens strategi.

Fungerer medarbeidersamtalene mindre godt eller dårlig, bør dette også få følger. I tillegg til spørsmålene over, bør vi spørre oss om vår organisasjon er moden for medarbeidersamtaler, eventuelt den formen vi har valgt.

Advertisements