Medarbeidersamtaler er:

1 Medarbeidersamtaler

1.1 Samtaler mellom medarbeidere

En medarbeidersamtale er en samtale mellom to som arbeider sammen. I dag brukes vanligvis ordet medarbeidersamtaler om spesielle typer av slike samtaler. Det spesielle er at enkelte av temaene kan være bestemt av andre enn de to som snakker sammen, det vil si av organisasjonen de arbeider i. De fleste medarbeidersamtaler har følgende kjennetegn:

  • Det er en fortrolig samtale mellom to personer der den ene vanligvis er leder for den andre.
  • Samtalen skal oppfylle en eller flere bestemte hensikter knyttet til bedriften og den enkelte arbeidstaker.
  • Medarbeidersamtalene holdes vanligvis en eller to ganger i året og varer ofte fra en til tre timer.
  • Prosessen har tre trinn:
    Forberedelse – gjennomføring av samtalen – oppfølging.

Det er mange former for medarbeidersamtaler og mange forskjellige navn. Noen eksempler er:

  • PLUS-samtaler som står for planleggings- og utviklingssamtaler.
  • MBO-samtaler som er knyttet til MBO-ledelse (Management By Objectives), på norsk: Målstyrt ledelse.
  • V&V-samtaler som er en forkortelse for vurderings- og veiledningssamtaler.
  • Vurderingssamtaler
  • Veiledningssamtaler
  • Planleggingssamtaler
  • Jobbsamtaler
  • Årssamtaler
  • Målsamtaler
  • Osv. osv.

Navnet på samtalen avspeiler ofte hva som er hensikten med samtalen eller hva som inngår i denne. Dette tar vi nærmere opp i de følgende kapitlene.

Denne boka er for deg som skal gjennomføre medarbeidersamtaler enten som leder eller som den andre medarbeideren. Den er også for deg som vil vite mere om hva medarbeidersamtaler er, hvorfor de brukes og hvordan de gjennomføres.

1.2 Til nytte og hjelp

Hensikten med en medarbeidersamtale er at den skal være til nytte og hjelp for medarbeideren. Dette betyr at medarbeideren også i praksis skal oppleve den som nyttig.

Vanligvis vil vi i en medarbeidersamtale ta opp faglige spørsmål og arbeidsforhold som angår medarbeideren. Hensikten er å holde ved like og utvikle gode arbeidsforhold eventuelt også å bidra til medarbeiderens faglige og menneskelige utvikling.

Medarbeidersamtaler er ikke en erstatning for de daglige og mer vanlige samtaler på en arbeidsplass. De er et tillegg der det er mulig å ta opp emner som vi vanligvis ellers ikke snakker om og som det kan være nyttig å ta opp en gang iblant. De gir også mulighet til å snakke mer grundig sammen enn det vi gjør til daglig. En slik samtale fører ofte til en bedre kontakt mellom lederen og medarbeideren i det daglige. Vi lærer hverandre bedre å kjenne og vil ofte snakke lettere sammen etterpå, både om de temaene vi har tatt opp i samtalen og andre ting. Erfaringer viser også at misforståelser ofte lettere lar seg oppklare i samtaler på tomannshånd.

1.3 Tilbud, ikke påbud

Mennesker kan tvinges til mye, men ikke til å være åpne og tillitsfulle. En forutsetning for at en medarbeidersamtale skal fungere godt, er at det er en viss grad av tillit og åpenhet mellom de som snakker sammen. Dette er vanskelig å få til hvis noen tvinges til å delta i samtalen mot sin vilje. Det er derfor en nødvendighet at medarbeidersamtaler er frivillige. De skal være et tilbud, og ikke noe en påbys å gjennomføre.

Hvis medarbeidersamtaler inngår som et viktig hjelpemiddel for organisasjonen totalt sett, kan det være nødvendig at de fleste ansatte deltar i medarbeidersamtaler. Selv i slike tilfeller, og kanskje spesielt i slike tilfeller, kan ikke medarbeidersamtaler gjennomføres ved hjelp av tvang. Samtalene vil da ikke kunne bidra etter hensikten og vil heller ikke fungere som et positivt element i organisasjonens totale utvikling. Hvis det er svært mange ansatte i en organisasjon som reserverer seg for å være med i medarbeidersamtaler, er dette et sikkert tegn på at det er noe galt. Spørsmålet om frivillighet eller påbud er diskutert nærmere i kapittel 7.8.

1.4 Sunn fornuft og folkeskikk

Det viktigste for å gjennomføre en god medarbeidersamtale er sunn fornuft og alminnelig folkeskikk hos de to som fører samtalen. En medarbeidersamtale er ikke noe mystisk som er annerledes fra alle andre samtaler. Det er en vanlig samtale mellom to mennesker.

Det meste av de kunnskaper du trenger for å kunne gjennomføre en god medarbeidersamtale, kan du ikke lære av denne boka, andre bøker eller på kurs. Det å omgås andre mennesker og å snakke med dem på en konstruktiv måte, er noe du først og fremst lærer gjennom livets erfaringer. En opplæring i medarbeidersamtaler er derfor å lære å bruke disse erfaringene i denne spesielle formen for samtaler. I denne boka gjennomgår vi de vanligste hensiktene med og de spesielle formene for medarbeidersamtaler. Vi gir også noen råd basert på våre og andres erfaringer med slike samtaler.

1.5 Tilpass til hensikten

Det finnes ingen standardoppskrift på medarbeidersamtaler som passer til alle formål. For at en medarbeidersamtale skal fungere godt både for medarbeideren og organisasjonen, må den tilpasses.

Samtalen må først og fremst tilpasses de to som snakker sammen. Begge har sine måter å kommunisere på og vil ofte kommunisere på forskjellige måter avhengig av hvem de snakker med. De to må stå fritt til å ta opp det de finner viktig.

Men når medarbeidersamtaler inngår som en del av organisasjonens helhet, er det nødvendig med visse fellestrekk i samtalene. I praksis betyr dette som regel at ledelsen, eventuelt sammen med de øvrige ansatte, har bestemt at medarbeidersamtaler skal brukes i organisasjonen. De vil da vanligvis, eller i hvert fall bør, ha en klar mening om hensikten med samtalene og dermed om en del av de emner som bør inngå.

Organisasjonen kan bestemme emner som skal tas opp og til en viss grad hvordan samtalen bør gjennomføres. Men det må være rom for individuelle tilpasninger. Mennesker er forskjellige og snakker sammen på forskjellige måter. En samtale som strengt følger et oppsatt skjema, kan lett bli kunstig og være noe helt annet enn en åpen og tillitsfull samtale. De to som fører samtalen vil være de som best vet hvor deres sko trykker. Derfor kan de finne emner og måter å snakke på som i større grad oppfyller de overordnede mål og hensikter med medarbeidersamtalene enn hvis de slavisk hadde fulgt en oppskrift.

1.6 Må inngå som en del i en helhet

Medarbeidere som trives og som gjør en god jobb, er til nytte for den organisasjonen de arbeider i. Men medarbeidersamtaler kan ha en nytte for arbeidsgiveren langt utover dette.

Det er mange ting som er lettere å behandle i samtaler enn i informasjonsskriv og annet skriftlig materiale. Medarbeidersamtaler kan brukes til å gi alle ansatte en bedre forståelse for hva som er organisasjonens visjon, mål og strategi. De kan også være et nyttig hjelpemiddel for å få informasjoner fra de enkelte medarbeidere fram til ledere på alle nivå i organisasjonen. Medarbeidersamtaler er derfor ikke bare et hjelpemiddel for den enkelte medarbeider og hans nærmeste leder, men det kan være et effektivt virkemiddel for at hele organisasjonen skal kunne bruke sine totale menneskelige ressurser på en god måte.

For å få til dette, må medarbeidersamtalene inngå som en naturlig del i det organiske hele som er organisasjonen. Det er nødvendig å ha klare mål for organisasjonen og en klar strategi for hvordan vi kan nå disse. Som et ledd i en slik strategi kan medarbeidersamtaler være et nyttig, og i enkelte tilfeller, et nødvendig hjelpemiddel.

1.7 Medarbeidersamtaler er ikke

Mange er svært fornøyd med sine medarbeidersamtaler og resultatet av dem. Men dessverre er det også mange som har dårlige erfaringer med slike samtaler. Utfra de forskjellige erfaringene, vet vi i dag mye av hva som skal til for å gjøre en medarbeidersamtale god eller dårlig. Det er det denne boka handler om. Allerede nå vil vi slå fast at medarbeidersamtaler:

  • Er ikke: I stedet for andre samtaler, men i tillegg.
  • Er ikke: En arena for konflikter.
  • Er ikke: Nærgående personlige vurderinger.
  • Er ikke: En unnskyldning for ikke å kommunisere i det daglige.
  • Er ikke: Et møte der lederen holder enetaler for medarbeideren.
  • Er ikke: En utspørring av hverandre.
Advertisements