Innføre medarbeidersamtaler

8 Innføring av medarbeidersamtaler

8.1 Bør inngå i helhet

Uansett hva som er hensikten med medarbeidersamtalene og hvilken type som velges, bør de inngå som en del i en større helhet. Denne helheten omfatter organisasjonens visjon, mål, strategi, verdier, organisasjonskultur og hva som forøvrig skjer i organisasjonen.

Medarbeidersamtaler kan brukes til å gi det en samtale mellom to mennesker kan gi. Minimumskravet vi bør ha til medarbeidersamtaler, er at i hvert fall disse to skal ha utbytte av samtalene. Brukt som et bevisst og planmessig virkemiddel i organisasjonens totale satsning, kan medarbeidersamtaler gi mye mere enn dette. De er et av de beste virkemidler vi har til å samkjøre organisasjonen og til å bringe informasjoner opp og ned i denne. Det er også et meget godt hjelpemiddel til å bedre bruke de menneskelige ressurser en organisasjon har.

For å fullt ut bruke dette potensialet, trengs det mer enn å velge riktig type medarbeidersamtaler og å gjennomføre disse på gode måter. Organisasjonen og da spesielt dens ledere, må kunne integrere medarbeidersamtalene som en naturlig del av et organisk hele.

For de fleste organisasjoner ligger dette litt fram. Men allerede ved innføringen av medarbeidersamtaler bør vi være bevisst de potensialer dette virkemidlet har som et strategisk verktøy. Etter hvert som bruken av medarbeidersamtaler modnes til å bli en naturlig del av organisasjonens virksomhet, bør vi ta i bruk stadig flere av de mulighetene som ligger der.

Til å begynne med er det viktigste å få medarbeidersamtalene til å fungere på en god måte for de to som deltar i samtalen.

8.2 I hele organisasjonen eller en del?

Bør vi innføre medarbeidersamtaler i hele organisasjonen samtidig eller først i en mindre del av den? Det er intet fasitsvar på dette spørsmålet.

Dette avhenger av mange ting, blant annet den helhet medarbeidersamtalene er ment å inngå i. Den enkelte leder kan selv sette i gang medarbeidersamtaler uansett om dette skjer i resten av organisasjonen eller ikke. De fleste ledere har et slikt ansvarsområde og en slik myndighet at de kan ha samtale med sine underordnede uten å måtte klarere det med andre. Visse typer medarbeidersamtaler som vurderingssamtaler kan kreve godkjennelse fra andre, men en medarbeidersamtale som har til hensikt å hjelpe medarbeideren og/eller lederen og bedre samarbeidet mellom disse, kan de fleste ledere igangsette.

Hvis forholdene ligger til rette for det, kan det være en fordel å innføre medarbeidersamtaler i hele organisasjonen samtidig. Hvis alt går greit, er dette den raskeste og mest effektive måten å gjøre det på. Det er også et signal til alle i organisasjonen om at medarbeidersamtaler blir betraktet som noe viktig som skal være en del av arbeidet i denne organisasjonen.

Det kan være tryggere å innføre medarbeidersamtaler gradvis. Da kan vi først gjøre erfaringer i deler av organisasjonen og så trekke lærdom av disse før vi innfører medarbeidersamtaler i hele organisasjonen. En måte å gjøre det på, er å først begynne medarbeidersamtaler mellom topplederen og dennes nærmeste medarbeidere inkludert lederskiktet rett under ham. Når dette fungerer bra, kan det innføres videre nedover i organisasjonen.

Som regel vil enkelte av de ledere som har hatt medarbeidersamtaler med sine overordnede, være mer motiverte enn andre til selv å ha medarbeidersamtaler med sine underordnede. Disse vil ha større sannsynlighet for å få det til på en god måte. Neste skritt kan derfor være å innføre medarbeidersamtaler i de deler av organisasjonen som har ledere som er best motivert.

8.3 Tillat tilpasninger

Selv om ledelsen er aldri så dyktig og den har gjort et aldri så riktig valg med hvilke typer medarbeidersamtaler som passer best, må det legges inn muligheter for individuelle tilpasninger. Intet menneske har full oversikt over og forståelse av alt som skjer i en organisasjon, mellom eller i andre mennesker. Selv det aller beste opplegg for medarbeidersamtaler vil fungere bedre hvis det også åpner for muligheter for individuelle tilpasninger.

Det bør likevel være visse fellestrekk i medarbeidersamtalene i en organisasjon. Hovedhensiktene bør være felles. Organisasjonen kan også bestemme at enkelte emner skal tas opp i alle medarbeidersamtaler.

Det ønskelige er å finne en god balanse mellom kravene til enhet og til tilpasning.

8.4 Orienter alle medarbeidere

Før medarbeidersamtaler innføres, bør alle medarbeiderne orienteres om blant annet:

– Hva er medarbeidersamtaler?

– Hvorfor skal vi ha medarbeidersamtaler?

– Hvordan vil medarbeidersamtalene bli gjennomført?

Det er også viktig å orientere om at medarbeidersamtaler først og fremst er et tilbud til den enkelte medarbeider og ikke et påbud.

Orienteringen bør være både muntlig og skriftlig. Tillegg 2 viser et eksempel på en utsendt orientering om medarbeidersamtaler. Du står fritt til å kopiere hele eller deler av denne.

Den muntlige orienteringen kan gis i større møter med deltakelse på tvers av organisasjonen der det selvsagt er anledning til å stille spørsmål. Den kan også gis av den enkelte leder til de medarbeidere hun skal ha medarbeidersamtaler med. Dette forutsetter at lederen har kunnskaper og erfaringer med denne typen samtaler.

Hvis organisasjonen selv har medarbeidere med tilstrekkelig gode kunnskaper og erfaringer om medarbeidersamtaler, er det ofte best at disse står for orienteringene.

Hvis vi skal bruke ekstern hjelp, kan disse delta i orienteringene eventuelt stå for hovedinnholdet. Men det er alltid organisasjonen selv som har besluttet hva hensikten med medarbeidersamtalene skal være og en del annet rundt dette. Denne delen av informasjonen bør derfor komme fra dem, enten skriftlig eller muntlig.

Medarbeidersamtaler kan ha så store konsekvenser at det absolutt er noe som også angår de ansattes organisasjoner. Disse bør derfor orienteres på et tidlig tidspunkt og eventuelt dras aktivt med for å diskutere og bestemme hvilke typer medarbeidersamtaler som skal innføres og hvordan dette skal gjøres.

8.5 Opplæring er nødvendig

Ferdigheter i medarbeidersamtaler må læres. De viktigste og de fleste kunnskapene som er nødvendig, kan ikke læres ved direkte opplæring i medarbeidersamtaler. Det er å omgås og snakke med andre mennesker, noe vi har tilegnet oss gjennom hele livet.

Men for å lære den spesielle samtaleformen som vi kaller medarbeidersamtaler, er det nødvendig med spesiell opplæring i tillegg. Hvor mye, avhenger av hva slags medarbeidersamtaler vi skal bruke og av hvilke kunnskaper og ferdigheter lederen har på forhånd. Mange ledere vil kunne gjennomføre gode medarbeidersamtaler uten noen spesiell opplæring. Alt de trenger er å bestemme seg for å ha en samtale med sine medarbeidere der de skal samtale om for eksempel medarbeiderens arbeidssituasjon eller samarbeidsforholdene. Også disse lederne vil kunne få mere ut av medarbeidersamtalene hvis de lærer noe mere. Det er ofte nok med det som står i denne boka.

Andre vil trenge mere opplæring. Og noen få vil trenge mye opplæring før de kan gjennomføre medarbeidersamtaler. Det skal svært mye opplæring til for å endre sosial adferd.

En god måte å lære medarbeidersamtaler på, er å ha slike med sin egen leder. Hvis disse fungerer godt, vil vi etter hvert ha et godt grunnlag for selv å kunne ha medarbeidersamtaler med våre medarbeidere.

Hvis medarbeidersamtaler skal innføres i en hel organisasjon, vil det vanligvis være nødvendig med egne kurs i medarbeidersamtaler. Kursene i seg selv vil da ikke være nok, det er også viktig å følge opp med erfaringsutveksling mellom de som gjennomfører medarbeidersamtalene.

Ofte er det bare lederne som får opplæring i medarbeidersamtaler. Det er en fordel om også de andre medarbeiderne får slik opplæring. Det skaper en bedre felles forståelse av hva medarbeidersamtalene er, hvorfor vi bruker dem og hvordan de gjennomføres. Det kan også gjøre det lettere å gjennomføre samtalene på en god måte, spesielt for lederne. Dette er også et spørsmål om ressursbruk, det er vanligvis ikke ressurser nok til å gjennomføre all den opplæring som kunne være ønskelig. Om det er riktig å prioritere en omfattende opplæring i medarbeidersamtaler, avhenger av en rekke av de forhold vi har gjennomgått tidligere i boka.

Den viktigste delen av læringen skjer gjennom egne erfaringer. Disse kan og bør ofte suppleres med andres erfaringer, spesielt andre i din egen organisasjon. Du kan også få del i andres erfaringer via artikler, bøker og kurs. Noen råd videre er gitt i kapittel 9.

8.6 Utvikling er nødvendig

Vi mennesker utvikler oss hele tiden og det gjør også organisasjoner. Derfor er det nødvendig å kunne la medarbeidersamtalene utvikle seg.

Når to mennesker med helårlig eller halvårlig mellomrom har medarbeidersamtaler sammen, vil dette i seg selv gi grunnlag for utvikling. Det er forskjell på å ha den første medarbeidersamtalen sammen enn en som kommer lenger ut i rekken. Etter som vi får mere erfaring, bør vi bruke muligheten til å gjøre enda mer ut av medarbeidersamtalene.

Det er også eksempler på at medarbeidersamtalene har opphørt i organisasjoner der de egentlig har fungert godt. Til å begynne med ga medarbeidersamtalene mye og de ble fulgt opp på en god måte. Suksessen gjorde at det ble mindre behov for medarbeidersamtalene, noe som gjorde at de ble mindre prioritert og kanskje til slutt opphørte helt. Det vi da burde gjort, var å bruke samtalene til andre, nye og kanskje mer utfordrende oppgaver.

Advertisements