Gjennomføringen

5 Gjennomføring

5.1 Sørg for å være uforstyrret

Et av de viktigste kravene til samtalestedet er at dere skal kunne snakke sammen uten å bli forstyrret. Dette er nødvendig for samtalens skyld. Avbrytelser oppstykker og forstyrrer samtalen og de kan bringe vår konsentrasjon og oppmerksomhet over på noe annet.

Vi bør ta samtalen alvorlig og vise at vi gjør det. Det gjør vi blant annet ved å prioritere medarbeidersamtalen framfor andre arbeidsoppgaver når vi først er i gang med den.

Vi må gi beskjed om at vi ikke skal forstyrres i løpet av samtalen. I ekstreme tilfeller kan vi avvike fra denne regelen, men det må da være alvorlig grunner for å gjøre det. Kravet til alvor er kanskje ikke like strengt som i forsikringenes force majeure (krig, jordskjelv, naturkatastrofer o.l.), men det er ikke langt unna.

5.2 Respekt og hensynsfullhet

Medarbeidersamtaler er ikke noe mystisk eller fremmed. Det er en vanlig samtale mellom to mennesker som arbeider sammen. Gjør derfor ikke noe spesielt ut av det i måten å snakke på. Snakk sammen på vanlig måte slik dere ellers ville gjøre. Det er bare å bruke sunn fornuft og alminnelig høflighet og hensynsfullhet overfor hverandre.

Det viktigste er å være seg selv. Hold en god og hyggelig tone, det bidrar til å skape trygghet og åpenhet.

Åpenhet betyr ikke at vi skal snakke om dype og svært personlige ting. Det betyr at vi kan ta opp det vi mener er viktig og at vi tør å si det vi mener.

Noe av det viktigste for å få til en god medarbeidersamtale, er at vi lytter til hverandre. Vi lar den andre få snakke ut, prøver å oppfatte hva han/hun sier og hva han/hun mener med det. Dette er ikke spesielt for medarbeidersamtaler, men gjelder også mange andre former for samtaler.

5.3 Klargjør rammene

Flere av de dagsordenene som er gjennomgått i kapittel 3, har som første punkt å klargjøre rammene for samtalen. Det er nødvendig at vi har en felles oppfatning av hvorfor vi skal snakke sammen, hva vi skal snakke om og hvordan vi skal gjøre det. Ofte har vi dette klart allerede på forhånd, i hvert fall når medarbeidersamtalene har foregått over en tid. En slik innledning kan likevel være nyttig da den kan være en myk start på samtalen.

Litt sosialt prat i innledningen av samtalen kan også myke opp.

5.4 Gjennomfør samtalen

Hvis vi ikke allerede har gjort det under klargjøring av rammene, bør vi nå bli enige om dagsorden for samtalen, hvis vi skal bruke en dagsorden.

Vi går så gjennom den dagsordenen vi har for samtalen. Forskjellige former for dagsordener er gjennomgått i kapittel 3.

Uansett om vi har det som et punkt på dagsordenen eller ikke, bør vi spørre hverandre om det er noe mere vi ønsker å ta opp.

Innholdet i samtalen er fortrolig. Hvis samtalen inneholder deler som det er meningen å gå videre med, så kan vi gjøre det med disse delene, ellers ikke.

5.5 Bli enige om oppfølgingen

I løpet av samtalen kan vi ha kommet fram til ting vi ønsker å gjøre og eventuelt ha laget planer for hvordan vi skal gjøre dette. Vi bør også bli enige om eventuelle andre måter å følge opp samtalen og resultatet av denne. Og hva vi skal gjøre hvis vi ikke gjennomfører planene slik som tenkt.

Oppfølging av medarbeidersamtaler er gjennomgått i kapittel 6.

Det kan være nyttig å skrive ned det vi er blitt enige om, først og fremst for å ta opp tråden ved neste samtale. Vi kan også lettere se om vi fulgte opp slik vi hadde tenkt.

Disse notatene er da bare for de to som gjennomførte samtalen. De skal ikke inngå i et slags sentralt arkiv med personlige opplysninger over de ansatte. Skal skriftlig materiale leveres videre, må dette være avklart på forhånd. Dvs. begge to må godkjenne det.

5.6 Evaluering av samtalen

På slutten av samtalen kan vi bruke litt tid på å vurdere den, vanligvis ikke mer enn fem til ti minutter. Bruk ikke for mye tid til dette. Det viktigste er å gjøre klart for oss selv og den andre, hva vi fikk ut av samtalen. Vi kan snakke litt om hva vi ønsker å gjøre likedan neste gang og hva vi vil gjøre annerledes. Men kvel ikke avslutningen med negative vurderinger og kritikk. Det er viktig å avslutte samtalen på en hyggelig måte. Takk gjerne hverandre for praten.

5.7 Råd og tips til gjennomføringen

De viktigste råd og tips for hvordan du skal gjennomføre en god medarbeidersamtale, er gitt tidligere i dette kapitlet og i de foregående kapitler. Vi skal nå se på noen flere råd og tips basert på erfaringer andre har gjort med medarbeidersamtaler.

5.7.1 Tilpass til forholdene

Vi har flere ganger påpekt at medarbeidersamtalen må tilpasses til hensikten, organisasjonen den gjøres i og aller mest til de to som gjennomfører samtalen. I tillegg må vi hele tiden tilpasse samtalen til det som skjer i løpet av den. Vær fleksibel.

5.7.2 Tillat andre tema

Uansett hvor godt vi forbereder oss til samtalen, kan vi ikke være sikre på at vi har fått med alt det vi burde. Ofte vil vi komme på nye ting når samtalen er i gang. Samtalen kan ta slike retninger at andre ting kommer opp.

Vi bør alltid ha medarbeidersamtalens hensikter som den viktigste retningslinjen for hva vi kan ta opp. Vi må derfor tillate at det kommer opp temaer som vi ikke hadde forutsett og som vi ikke hadde med på dagsordenen.

5.7.3 Personlige problemer

De aller fleste mennesker har alvorlige personlige problemer en eller flere ganger i løpet av livet. Tap av et menneske som står oss nær, problemer i forhold til våre nærmeste, kriser i livet og mye annet påvirker oss på en slik måte at det også virker inn på hvordan vi er på arbeidet. Personlige problemer kan også være knyttet til forhold på arbeidsplassen.

Medarbeidersamtaler bør ikke være terapisamtaler utover det at et godt forhold og god kommunikasjon til andre mennesker i seg selv kan virke terapeutisk.

Vi kan likevel ikke stenge slike temaer ute fra medarbeidersamtalen eller for aktivt hindre at de blir tatt opp. Nettopp personlige problemer knyttet til privatlivet eller arbeidet kan være av største betydning for den faglige innsatsen på arbeidsplassen og hvordan vi fungerer ellers.

Det viktigste for oss kan nettopp være å få gjort noe med denne typen problemer. Og det kan være nærmest umenneskelig å avskjære en samtale om slike temaer, hvis en av deltakerne i medarbeidersamtalen virkelig har behov for å ta dem opp. Og det vil i hvert fall ikke skape noen åpen og tillitsfull atmosfære.

Vi bør imidlertid vokte oss mot å forsøke å være en terapeut. Det vi kan gjøre, er å lytte til det den andre har å si. Det er også ofte den beste hjelpen vi kan gi. Det å fortelle om våre problemer til et annet menneske, gjør at vi klargjør og bearbeider problemet for oss selv. Og det å gi vår medfølelse og sympati til et annet menneske med problemer, er ofte den største hjelpen vi kan gi. Vær derfor ikke redd hvis vanskelige problemer av personlig art kommer opp i samtalen. Du trenger ikke å finne løsninger eller fornuftige forslag til disse. Alt du trenger er å lytte, gi din medfølelse og sympati og komme med litt oppmuntring og trøst.

5.7.4 Vend tilbake til hovedtemaene

Selv om vi skal tillate at andre temaer, inkludert personlige problemer, blir tatt opp i medarbeidersamtalen, bør vi ikke glemme hva som er hensikten med samtalen. Hvis de andre temaene som kommer opp er så viktige at vi bør bruke hele samtalen på disse, får vi heller ha en ny medarbeidersamtale seinere der vi tar opp det vi hadde planlagt.

Som regel kan vi til fordel for samtalen og de to som samtaler, vende tilbake til de planlagte temaene etter at vi har snakket om andre viktige ting som kom opp.

Medarbeidersamtaler, som de fleste andre samtaler, glir ikke bare over i uventede viktige ting som dukker opp, de kan også gli over i en mengde andre mere eller mindre viktige temaer. En viss avsporing må vi bare leve med og tillate. Det blir lett for stivt hvis vi altfor hardt håndhever en fastsatt dagsorden. Men på den annen side bør vi også sørge for at vi får snakket om det vi hadde planlagt. Vanligvis vil det være slik at de viktigste tingene å ta opp i medarbeidersamtalen, er de vi hadde forberedt. Hovedregelen er derfor at vi først og fremst konsentrerer oss om disse.

5.7.5 Ikke bare hyggelig

En medarbeidersamtale bør foregå i en hyggelig og trygg tone. Men det kan også bli for mye koseprat. Medarbeidersamtalen er en del av vårt arbeide, og vi skal ha noe ut av den utover det å ha hatt en hyggelig pratestund sammen. En god forberedelse og en samtale der vi snakker ordentlig om det vi har forberedt, vil som regel gi resultater.

Hvis det aldri kommer opp konfliktstoff i medarbeidersamtalene, kan dette være et tegn på at arbeidsforholdene, inkludert samarbeidsforholdene, er meget gode. Men ofte er det mere et tegn på at konfliktene ikke kommer til overflaten eller at de aktivt blir feid under teppet. Konflikter og uenigheter er en naturlig del av menneskers liv, også den delen av livet som leves på arbeidsplassen. Mangel på konflikter på en arbeidsplass er derfor oftere mer et tegn på utrygghet enn at konfliktene ikke er til stede. De lever da sitt liv i mere skjulte former, men kan være like uheldige og kanskje enda mere skadelige da.

Vi bør ikke ta opp og forsøke å løse alle slags problemer i løpet av en medarbeidersamtale. Det kan gjøre mere skade enn nytte. Men vi bør heller ikke rømme unna enhver uenighet eller konflikt. Nok en gang må vi bruke sunn fornuft til å finne ut hva vi bør ta opp og hvordan vi bør ta opp dette.

5.7.6 Sett dine egne grenser

Du må selv sette dine egne grenser for hva det skal snakkes om i medarbeidersamtalen og hvordan det skal snakkes om. Dette gjelder uansett hvilken rolle du har i samtalen. Du kan ikke tvinges til å snakke om temaer du ikke ønsker å snakke om. Du står helt fritt til å velge å la være å svare på spørsmål den andre stiller eller til å la være å være med på en samtale i innhold og form som den andre forsøker å dra i gang.

Du må også selv håndheve de grensene du har satt. I en medarbeidersamtale betyr det i praksis, selv være med å styre samtalen og å si ifra om hva du liker og ikke liker og hva du vil være med på og hva du ikke vil være med på.

5.7.7 Respekter den andres grenser

Den andre siden ved grensesetting er å respektere den andres grenser. I en medarbeidersamtale betyr dette at du ikke presser den andre til å snakke om temaer han/hun ikke ønsker eller på måter han/hun ikke vil. Grensene skal respekteres også om de ikke blir uttrykt og håndhevd på en klar måte. Vi vet nok om oss selv og andre til å vite hva som passer seg og ikke passer seg i en samtale.

5.7.8 Vurderinger og tilbakemeldinger

Et av de mest følsomme områder mennesker imellom er vurdering av hverandre. Det gjelder også i medarbeidersamtaler. Som en hovedregel bør vi begrense vurderingen av hverandre. Også i medarbeidersamtaler som har vurdering som formål, bør vi være ekstra forsiktige når vi foretar vurderinger av andre mennesker.

Også i andre medarbeidersamtaler enn vurderingssamtaler, er det situasjoner der vi vanskelig kan komme utenom vurderinger av oss selv eller den andre. Vurderinger som oppleves som hyggelige og positive er vanligvis ikke noe problem.

Vanskeligheten oppstår når det er vurderinger som oppleves som ubehagelige eller negative. Det finnes tilfeller der det er nødvendig å påpeke sider ved et annet menneskes handling som burde endres. Skal medarbeidersamtalene bidra til at den enkelte fungerer bedre på arbeidsplassen, faglig og/eller sosialt, at forholdet mellom lederen og medarbeideren blir bedre eller at samarbeidsforholdene forøvrig blir bedre, må vi også kunne ta opp denne typen vurderinger og tilbakemeldinger, kort sagt, kritikk. I slike tilfeller kan følgende råd være til nytte:

1. Gi objektive observasjoner

Å gi en objektiv observasjon betyr å fortelle nøyaktig hva som har skjedd uten tolkninger, vurderinger eller kommentarer. Hvis en medarbeider pleier å komme et kvarter for seint til møter, kan du gi din objektive observasjon slik:

«Du pleier å komme et kvarter for seint til møtene.»

Det er ikke en objektiv observasjon å påstå at han ikke bryr seg om avtaler, at han ikke kan holde tida eller at han ikke tar hensyn til dere som sitter og venter på ham. Dette er tolkninger som kan være sanne eller ikke. Den objektive observasjonen er det som helt sikkert er sant, det som kan direkte observeres.

Å gi en tilbakemelding i form av en objektiv observasjon er ofte en god måte å gi en vurdering på slik at den kan danne et utgangspunkt for en konstruktiv samtale. Det er ofte også nok til at vedkommende selv ser problemet. Vi trenger vanligvis ikke utbrodere dette.

2. Gi dine egne reaksjoner

Å gi dine egne reaksjoner betyr å fortelle hvordan du selv reagerer på det den andre gjør eller sier. I eksemplet vårt kan dette være:

«Jeg blir irritert når du kommer for seint til møtene. Jeg føler at jeg kaster bort tida.»

Dette kan forsåvidt også ses på som en slags subjektiv observasjon av dine reaksjoner. Men her er det blandet inn en god del ting som ikke har direkte med den andre personen og hans handling å gjøre. Dine reaksjoner har også med deg å gjøre og ikke bare hva den andre gjør.

Denne formen for tilbakemelding gir den andre en bedre forståelse av hvordan du oppfatter hans handlinger og hvordan du reagerer på dem. Mange ganger er han ikke klar over det og hvis han hadde visst det, hadde han kanskje handlet annerledes.

3. Døm ikke

Du liker ikke at andre dømmer deg og absolutt ikke at de fordømmer deg. Det liker heller ikke andre. Vi bør derfor være forsiktige med å oppheve oss selv til dommere over andre og deres handlinger.

I eksemplet over kan det være lett å si: «Det er galt av deg å komme for seint til møtene» eller noe enda mere dømmende. I dette tilfellet kan det være riktig nok at det er galt av ham å komme for seint til møtene, men det er vanligvis så selvklart at det ikke er nødvendig å påpeke det. Når du har gitt din objektive observasjon og din reaksjon, er dette som oftest nok til at dere kan gå direkte på å finne en løsning på problemet.

I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å dømme. Handlinger kan være så gale at vi bør si ifra om det. Vi mennesker er ikke verdinøytrale vesener og handler ikke som det. Beslutningen om å gjennomføre medarbeidersamtalen og valg av samtaletype er ei heller et verdinøytralt valg. Prinsippet om å ikke dømme er basert på verdier, og de samme verdiene kan også føre til at vi i spesielle tilfeller dømmer.

4. Reformer ikke

Er det noe vi mange ganger liker dårligere enn å bli dømt, er det at andre skal reformere oss. Vær derfor forsiktig med å fortelle andre hvordan de bør være.

Vi har alle krav til oss selv og andre og på en enhver arbeidsplass er det krav til hvordan vi skal utføre arbeidsoppgavene våre og hvordan vi skal oppføre oss. I en medarbeidersamtale er det som oftest nok å påpeke hvilke krav som gjelder på arbeidsplassen, eventuelt hvilke krav vi stiller selv. Det kan være et naturlig tema i en medarbeidersamtale, sammen å finne fram til hvilke krav som skal stilles.

5. Skill handling og person

Det er en stor forskjell på utsagnet:

«Du kommer alltid for seint til møtene.» Og utsagnet: «Du er en slik som alltid kommer for seint til møter.»

I det første tilfellet påpeker vi konkrete handlinger. I det andre påstår vi at det andre mennesket har spesielle egenskaper. I andre tilfeller kan forskjellen på de to måtene å formulere slike budskap på, være enda større. Vi kan alle sikkert ha vært uhøflige ved en eller flere anledninger, men derfra er veien lang til at vi er en uhøflig person. Kanskje er vi høflige i de aller fleste situasjoner.

Disse forskjellige måtene å uttrykke oss på, er ikke bare en forskjell i bruk av språket. Til grunn ligger grunnleggende oppfatninger og forståelse av hva et menneske er og hvordan dette kommer til uttrykk. Hvis vi skal avgjøre om en person er høflig eller ikke, må vi vurdere hvordan han vanligvis er. Hvis han er høflig i flesteparten av de observerte tilfellene og uhøflig i noen få, må han karakteriseres som en høflig person, om da ikke de få tilfellene er spesielt ekstreme.

Når det gjelder barn, er de fleste voksne flinke til skille mellom handling og person. Denne ferdigheten bør vi også gjøre bruk av overfor voksne.

6. Generaliser ikke

Eksemplet med høflighet er også et eksempel på generalisering utfra en eller noen få handlinger. Et utsagn som: «Du kommer alltid for seint», er en generalisering hvis sannheten er at vedkommende bare kommer for seint til møter eller bare kommer for seint noen ganger til møter. Slike generaliseringer virker som regel provoserende og kan blokkere for en konstruktiv kommunikasjon. Mottageren opplever at han blir beskyldt for ting som ikke er sanne og kan da konsentrere seg mere om det enn om den lille kjernen som var sann.

I problemløsning er det elementært at vi må prøve å forstå og

beskrive problemet best mulig. Det betyr blant annet å ikke gjøre det større eller mindre enn det det virkelig er. Dette gjelder også problemer i forbindelse med medarbeidersamtaler.

Disse rådene i forbindelse med vurderinger kan være vel verdt å ta med seg, enten det er en vurderingssamtale eller vurderingene inngår som en mindre del av en annen form for medarbeidersamtaler.

5.7.9 Snakk ikke om andre

Medarbeidersamtalen skal først og fremst handle om forhold som er av betydning for de to som snakker sammen og for organisasjonen som helhet.

De skal ikke handle om andre personer enn de som er til stede. Fall derfor ikke for fristelsen til å spørre hverandre ut om andre. Og spesielt ikke til å klage på andre.

Det kan være tilfeller der det kan være riktig å snakke om også andre enn de to som er til stede. Da er det spesielt viktig med hensynsfullhet osv.

5.7.10 Finn ut hva den andre egentlig mener

Vi har alle vår egen forståelse og oppfatning av hva ord og uttrykk betyr. Vi tolker hva andre mennesker gjør og sier, utfra våre tidligere erfaringer. Derfor vil vi ofte oppfatte det andre sier, på en annen måte enn slik det var ment. Erfaringer viser at mange konflikter og uoverensstemmelser skyldes misforståelser.

Det kan derfor ofte være fornuftig å finne ut om den andre virkelig mener det slik du oppfatter det. Det gjør du vanligvis best ved å spørre direkte.

Advertisements